1. Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran?
A.
Proses pengelolaan data dan informasi dalam perusahaan
B.
Proses mengurus berbagai dokumen legal perusahaan
C. Kegiatan rutin di kantor yang berkaitan
dengan pengelolaan informasi secara efektif
D.
Tugas mengelola keuangan perusahaan
2. Apa tujuan utama dari manajemen
arsip?
A. Menyimpan data agar tidak hilang
B. Mengelola dan menyimpan dokumen secara sistematis
sehingga mudah ditemukan saat dibutuhkan
C.
Mengurangi penggunaan kertas dalam perusahaan
D. Menjamin
keamanan informasi
3. Apa fungsi dari agenda surat?
A. Untuk mengarsipkan surat masuk dan keluar
B.
Untuk mengetahui surat-surat yang telah dibuat
C. Untuk mencatat dan melacak surat masuk dan
keluar
D. Untuk menandai
surat penting
4. Apa saja yang perlu disiapkan oleh
seorang pengadministrasi perkantoran sebelum rapat dimulai?
A. Menyusun agenda, menyiapkan ruangan, dan menyebarkan undangan
B.
Membuat notula rapat sebelum rapat
C.
Menyimpan dokumen setelah rapat
D. Menyiapkan
hadiah untuk peserta rapat
5. Pemberkasan merupakan salah satu tugas dari pengadministrasi perkantoran.
Apa tujuan dari pemberkasan ini?
A. Memusnahkan dokumen lama
B. Menyusun dokumen dalam urutan yang
sistematis
C.
Mengirim dokumen ke pihak luar
D. Menggandakan
dokumen
6. Salah satu tugas pengadministrasi
perkantoran adalah?
a)
Melakukan pemasaran produk perusahaan
b)
Menyusun laporan keuangan
c) Mengelola dokumen dan arsip kantor
d)
Menjalankan mesin produksi
7. Apa yang dimaksud dengan manajemen dokumen?
a) Pengaturan dokumen yang meliputi pencatatan, penyimpanan, dan pemeliharaan
b)
Pembuatan dokumen kantor
c)
Penjualan dokumen resmi perusahaan
d) Penerbitan
surat kabar kantor
8. Apa yang dimaksud dengan
korespondensi dalam administrasi perkantoran?
A. Penyusunan laporan keuangan
B. Kegiatan komunikasi tertulis melalui surat
atau email
C.
Proses distribusi barang
D. Kegiatan
perencanaan anggaran
9. Sistem filing adalah salah satu metode pengarsipan. Apa tujuan utama
dari sistem filing?
A. Mempercepat akses ke dokumen
B.
Meningkatkan keamanan dokumen
C.
Meminimalkan biaya penyimpanan
D. Mengurangi
penggunaan kertas
10. Penggunaan email dalam administrasi
perkantoran sangat penting. Apa keuntungan utama menggunakan email?
A. Mempercepat pengiriman dan komunikasi
B.
Mengurangi kebutuhan komunikasi tatap muka
C.
Memperbanyak volume komunikasi
D. Mengurangi
kebutuhan dokumen fisik
11. Apa fungsi utama dari tata naskah
dinas dalam administrasi perkantoran?
A.
Menyusun anggaran kegiatan kantor
B. Mengatur format dan pengelolaan dokumen resmi
C.
Membuat laporan keuangan bulanan
D. Mengelola arsip
fisik kantor
12. Sebuah perusahaan sedang mengalami
kesulitan dalam mencari dokumen-dokumen lama yang diperlukan untuk audit. Setelah
ditelusuri, dokumen-dokumen tersebut disimpan tanpa pengaturan yang jelas dan
tidak ada indeks dokumen. Sebagai Pengadministrasi Perkantoran, langkah apa
yang akan Anda ambil untuk mencegah masalah serupa di masa depan?
A. Membuat sistem pengarsipan yang terkomputerisasi
B.
Menghancurkan dokumen yang tidak digunakan
C.
Menyimpan dokumen secara acak di lemari arsip
D. Meningkatkan
jumlah lemari arsip tanpa memperbaiki system
13. Apa yang harus dilakukan seorang Pengadministrasi Perkantoran untuk
menjaga profesionalisme dalam pelayanan publik?
A. Menjawab telepon dengan sopan dan efisien
B.
Membatasi akses informasi kepada klien
C.
Mengutamakan tugas pribadi daripada melayani tamu
D. Tidak menunda
pekerjaan dan bekerja seperti biasa
14. Apa langkah yang benar dalam pengelolaan arsip menurut metode abjad
(alphabetical)?
A. Menyusun arsip berdasarkan nomor dokumen
B. Menyusun arsip berdasarkan nama pemilik
dokumen
C.
Menyusun arsip berdasarkan tanggal dokumen diterbitkan
D. Menyusun arsip
berdasarkan jenis dokumen
15. Jika Anda diminta untuk menyusun
jadwal rapat bulanan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah:
A. Membuat undangan rapat
B.
Menyiapkan notulen rapat
C.
Menghubungi semua peserta rapat
D. Menentukan tempat dan waktu rapat
16. Dokumen arsip yang memiliki nilai hukum dan digunakan sebagai alat
bukti disebut:
A. Arsip dinamis
B.
Arsip vital
C. Arsip legal
D. Arsip referensi
17. Seorang Pengadministrasi Perkantoran mendapati bahwa banyak dokumen
digital di server kantor tersimpan dalam folder yang tidak terorganisasi dengan
baik, sehingga menyulitkan pencarian dokumen penting. Manajer meminta Anda
untuk membuat sistem manajemen dokumen yang lebih efisien. Apa langkah pertama
yang paling efektif?
A. Menghapus dokumen lama yang tidak digunakan.
B. Mengategorikan dokumen berdasarkan tahun,
jenis dokumen, dan divisi terkait.
C.
Memindahkan seluruh dokumen ke perangkat penyimpanan eksternal.
D. Meminta setiap
divisi untuk menyimpan dokumen mereka sendiri dengan panduan standar.
18. Saat menangani keluhan seorang tamu
terkait dokumen yang hilang, tamu tersebut mulai menunjukkan sikap tidak sabar
dan berbicara dengan nada tinggi. Apa tindakan yang paling tepat sebagai
Pengadministrasi Perkantoran?
A. Menenangkan tamu dan berusaha mencari solusi yang cepat dan efektif.
B.
Menjelaskan bahwa kesalahan tersebut bukan tanggung jawab Anda.
C.
Meminta maaf dan Memberikan waktu tamu sampai ia tenang sendiri.
D. Meminta tamu
untuk meninggalkan ruangan agar tidak mengganggu pekerjaan.
19. Kantor Anda sedang mempertimbangkan penggunaan sistem pengarsipan
berbasis cloud untuk menggantikan arsip fisik. Sebagai Pengadministrasi Perkantoran,
apa yang sebaiknya Anda evaluasi terlebih dahulu?
A. Biaya pengadaan perangkat keras baru untuk mendukung sistem cloud.
B.
Pendapat staf lain terkait perubahan sistem.
C.
Jumlah dokumen fisik yang perlu didigitalisasi.
D. Keamanan data dan aksesibilitas sistem
cloud untuk pengguna.
20. Seorang manajer meminta Anda untuk
mempersiapkan rapat penting dengan waktu yang sangat terbatas. Namun, beberapa
peserta rapat belum memberikan konfirmasi kehadiran. Apa yang sebaiknya Anda
lakukan?
A. Tetap melanjutkan rapat sesuai jadwal dan menyampaikan undangan kepada peserta yang hadir saja.
B. Menghubungi peserta yang belum memberikan
konfirmasi untuk memastikan kehadiran mereka.
C.
Membatalkan rapat hingga seluruh peserta memberikan konfirmasi.
D. Menunda rapat
tanpa memberi tahu manajer.
21. Anda sedang mengerjakan tugas
pengarsipan dokumen ketika atasan meminta Anda untuk segera menyelesaikan surat
undangan rapat yang mendesak. Namun, seorang rekan meminta bantuan untuk
menyelesaikan tugasnya yang kurang mendesak. Apa yang harus Anda lakukan?
A. Menunda tugas pengarsipan dan membantu rekan terlebih dahulu.
B. Menyelesaikan surat undangan rapat sesuai
instruksi atasan, kemudian kembali ke tugas pengarsipan.
C.
Mengabaikan permintaan atasan karena sudah memiliki prioritas tugas lain.
D. Menolak
membantu rekan dan fokus pada tugas pengarsipan saja.
22. Teknologi informasi saat ini sangat
berkembang pesat dan sangat bermanfaat untuk mempermudah penyampaian informasi
di perusahaan anda, tetapi disamping manfaat ternyata juga banyak hal negatif
yang ditimbulkan oleh penggunaan teknologi informasi tersebut. Salah satunya
adalah dapat disalahgunakan oleh karyawan anda untuk hal hal yang bertentangan
dengan tujuan perusahaan hal ini tentu akan memberikan dampak yang buruk pada
perusahaan anda jika dibiarkan begitu saja. Bagaimana sikap anda sebagian
seorang pimpinan di perusahaan tersebut ...
a. Mempelajari teknologi informasi tersebut kemudian menerapkan pada perusahaan
b.
Menerapkan pada perusahaan untuk memudahkan komunikasi dan informasi antar
departemen
c. Membuat batasan-batasan pada teknologi
informasi tersebut agar tidak disalah gunakan kemudian menerapkannya pada
perusahaan
d. Akan
mempelajari, membuat batasan-batasan kemudian menerapkan pada perusahaan
23. Sebagai seorang manajer di lembaga
pemerintah, Anda bertanggung jawab atas pengelolaan anggaran dan sumber daya
untuk proyek yang Anda pimpin. Dalam menjalankan proyek tersebut, Anda
dihadapkan pada situasi di mana anggaran melebihi perkiraan awal dan sumber
daya menjadi terbatas. Bagaimana Anda akan mengelola sumber daya yang ada untuk
tetap mencapai tujuan proyek?
a. Mengurangi cakupan proyek dan mengeliminasi beberapa komponen yang dianggap kurang penting
b.
Mencari sumber dana tambahan dari luar untuk memenuhi kebutuhan proyek yang
semakin besar
c.
Meminta anggota tim untuk bekerja lebih keras dan lebih lama guna mengatasi
keterbatasan sumber daya
d. Melakukan evaluasi mendalam terhadap
setiap komponen proyek dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang tersedia.
24. Anda sedang mengemudi di jalan yang berkelok-kelok dan menanjak. Di
depan Anda sebuah truk sedang kesulitan melewati jalan tersebut dan supir truk
terlihat sedikit panik karena truk sepertinya tidak kuat melewati tanjakan.
Sikap Anda ....
a. turun dari mobil dan segera mengajak pengendara lainnya agar membantu supir truk melewati tanjakan
b.
menunggu saja di dalam mobil sampai supir truk tersebut berhasil melewati
tanjakan
c.
memutar balik mobil dan segera menjauh karena saya tidak mau mengambil risiko
d. berusaha untuk
mendahului truk tersebut supaya aman
25. Anda merupakan salah satu kru tim produksi sebuah film. Anda
merupakan seorang stylist artis di sana. Pada saat syuting, ada salah satu kru
tim dari bagian perlengkapan yang izin tidak mengikuti proses syuting karena
sedang sakit. Hal ini membuat kru perlengkapan kelimpungan karena kekurangan
anggota tim dan terlihat sangat sibuk. Sikap Anda ...
a. saya akan melakukan pekerjaan sesuai dengan jobdesk saya dan melakukannya dengan usaha terbaik
b.
membantu kru perlengkapan yang kekurangan tim agar syuting berjalan dengan
lancar
c. saya akan mengajak kru tim yang lain yang
sudah selesai dengan jobdesknya agar bersama-sama membantu kru perlengkapan
d. saya tidak
peduli dengan kru perlengkapan karena hal tersebut bukan merupakan jobdesk saya
26. Ketika di kantor, Anda secara tidak
sengaja menumpahkan kopi di dokumen milik atasan yang diletakkan di meja kerja
Anda. Sikap Anda ....
a. pura-pura tidak mengetahui hal tersebut dan segera menyingkir dari meja kerja
b.
mengelap dokumen tersebut dengan tisu dan membiarkan sampai kering
c. segera membersihkan dokumen tersebut dan
meminta maaf kepada atasan
d. mendatangi
atasan dan segera meminta maaf atas keteledoran yang dilakukan
27. Anda merupakan seorang staff TU di
sekolah. Hari ini ada orang tua murid yang datang untuk meminta keringanan
biaya pembayaran sekolah anaknya karena dia sudah menunggak selama setahun dan
selama ini Anda sudah sering memberi orang tersebut tenggat waktu agar dapat
melunasi pembayaran. Sikap Anda ....
a. menyuruhnya untuk mengisi formulir pengajuan keringanan biaya pendidikan untuk anaknya
b.
tidak akan melayaninya karena selama ini saya sudah memberikannya banyak
kesempatan dan tenggat waktu, namun orang tua tersebut tidak segera membayar
c.
saya tidak akan memberikan keringanan pembayaran biaya pendidikan agar dia
berusaha lebih keras lagi
d. membantunya dan mengarahkan prosedur
pengajuan keringanan biaya pendidikan
28. Anda bekerja sebagai pemandu wisata di sebuah tempat wisata. Ketika
Anda bekerja, seorang wisatawan yang Anda temani banyak bertanya kepada Anda
padahal Anda sudah menjelaskannya berulang-ulang. Terkadang dia menyuruh-nyuruh
Anda untuk mengambilkan gambar dan sesekali membawakan barang bawaannya.
Bagaimana sikap Anda?
a. Saya akan menjelaskan bahwa saya seorang pemandu wisata dan bukan seorang pelayan yang bisa disuruh-suruh seenaknya.
b. Saya tetap akan melayani wisatawan
tersebut dengan baik walaupun wisatawan tersebut sedikit tidak sopan karena hal
tersebut bagian dari risiko pekerjaan saya
c.
Meminta pemandu wisata junior lainnya untuk menggantikan tugas saya.
d. Saya tetap akan
melayaninya dengan baik sampai selesai walaupun saya sedikit kesal sebenarnya.
29. Anda baru saja pindah kerja ke tempat kerja yang baru. Di tempat
kerja yang baru, Anda mendapati bahwa budaya kerjanya sangat berbeda dengan
kantor Anda sebelumnya. Di kantor Anda sebelumnya, kehidupan privasi Anda
sangat terjaga karena sebagian besar orang-orangnya hanya peduli dengan
pekerjaan masing-masing. Namun, di tempat kerja Anda yang baru, orang-orangnya
memiliki karakter yang terbuka dan Anda terkadang merasa kehidupan privasi Anda
sedikit terganggu. Maka sikap Anda ....
a. saya akan bekerja sesuai dengan tugas saya dan bergaul dengan rekan kerja lain sekadarnya
b. saya akan berusaha untuk menyesuaikan diri
dan beradaptasi dengan lingkungan kerja saya yang baru namun tetap pada batasan
yang membuat saya merasa nyaman
c.
saya tidak peduli dengan budaya lingkungan kerja saya baru, saya tetap akan
menjadi apa adanya seperti saya sebelumnya
d. saya akan
berusaha untuk membaur dan mengikuti budaya kerja yang baru walaupun saya
merasa tidak nyaman
30. Atasan Anda menugasi Anda untuk
menghadiri rapat kerja di luar kota lusa. Untuk ke sana, Anda perlu pergi
dengan menaiki kereta. Atasan Anda memberikan perintah kepada Anda secara
mendadak, sehingga Anda harus segera membeli tiket. Setelah mengecek website
penjualan tiket kereta, ternyata tiketnya sudah habis semua. Anda kemudian
pergi ke stasiun untuk mengecek ketersediaannya secara langsung namun tiket
sudah habis terjual. Apa yang Anda lakukan?
a. menemui atasan untuk menyampaikan permasalahan yang terjadi
b.
mengatakan kepada atasan bahwa saya tidak bisa menghadiri rapat karena
kehabisan tiket kereta
c. saya akan berusaha untuk tetap menghadiri
rapat dengan mencari alternatif transportasi, misalnya dengan naik bus
antarkota
d. saya akan
mencari jadwal tiket kereta yang lain kalau perlu saya bersedia berangkat lebih
awal dari jadwal yang seharusnya jika hanya ada tiket tersebut yang tersedia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar